Un voyage peut compter une ou plusieurs location de véhicule.
Une location de véhicule peut être une location d'une voiture, d'un véhicule récréatif (camping-car) ou tout autre véhicule en location lors d'un voyage.
Créer une location de véhicule
Pour créer une nouvelle location de véhicule, vous devez cliquer sur le bouton Créer un nouveau transport. Une fenêtre va s'ouvrir et sélectionner Location de véhicule. Ou cliquer sur le bouton +.
Les 5 sections du formulaire location de véhicule
La section coordonnées
Inscrire le nom que vous voulez donner à votre location de véhicule
Donnez lui un nom qui vous indiquera bien de quel location de véhicule il s'agit.
Par exemple :
- Hertz Renault Capture
- Classe C - Cruise America
- Jeep Sedona
Vous pouvez inscrire aussi peu ou autant d'informations que vous désirez
Selon les informations dont vous disposez ou dont vous aurez besoin en voyage, vous pouvez ajouter peu ou beaucoup d'informations:
- Site web
- Adresse
- Téléphone
- Courriel
- Coordonnées GPS
ASTUCE
Comme pour tous les formulaires de Planning Motion, vous pouvez ajouter ces informations à la création de la location de véhicule et vous pouvez revenir plus tard à cette location de véhicule pour ajouter ou modifier les informations.
Sauvegarde de la section coordonnées
Au bas de cette section, vous avez 3 options de sauvegarde:
- Annuler et revenir à la section précédente
- Sauvegarder et revenir pour compléter les autres sections plus tard
- Sauvegarder et continuer vers la prochaine section
La section réservation
Vous pouvez y entrer:
- Le numéro de réservation
- La date de confirmation
- La méthode de réservation
- La catégorie de véhicule
- La nombre de jours de la location
- Le prix par jour ou le prix total
- Le montant et la date du dépôt
- Tarif d'utilisation
- La date et l'heure du départ
- La date et l'heure du retour
- La politique de modification ou d'annulation
Les devises
Pour le prix et le montant du dépôt vous devez inscrire la devise du montant que vous entrez. La devise que vous avez sélectionnée dans le formulaire du voyage s'inscrit automatiquement. Vous pouvez la changer pour une autre au besoin.
Paiement en espèce
Il est possible que certaines dépenses en voyage doivent être payées en espèce. Par exemple pour une course en taxi ou un guide privé qui n'accepterait pas les cartes de crédit. Dans ce cas, cocher payable en espèces. Vous pourrez consulter le montant total de tous ces dépenses payables en espèce dans la page devises. Vous pouvez en apprendre plus sur les devises payable en espèces en consultant cet article sur la page devises.
Le nombre de jours
Vous pouvez entrer le nombre de jours et la date de départ ou celle du retour, l'autre date sera calculé et s'inscrira. Vous pouvez aussi décider d'entrer la date de départ et la date de retour, le nombre de jour sera calculé.
Une fois que le nombre de jours et que les 2 dates sont entrés, si vous changez le nombre de jours, la date de départ sera recalculé. Si vous changez la date de départ ou la date du retour le nombre de jours sera recalculé.
ASTUCE
La location de véhicule s’affichera dans le calendrier si vous inscrivez au moins la date de départ. Vous pouvez aussi inscrire l’heure de départ ainsi que la date et l’heure de retour pour plus de précision dans l’affichage sur le calendrier.
Sauvegarde de la section réservation
Au bas de cette section, vous avez 3 options de sauvegarde:
- Annuler et revenir à la section précédente
- Sauvegarder et revenir pour compléter les autres sections plus tard
- Sauvegarder et continuer vers la prochaine section
La section utilisation
Sélectionner selon que le kilométrage ou millage est une valeur estimée ou réelle
Sur certaines location le kilométrage peut être illimité. Dans le cas où le kilométrage n'est pas illimité vous pourrez inscrire votre estimation ou votre utilisation réelle du véhicule.
Tarif d'utilisation X utilisation (estimé ou réel) = Coût d'utilisation
Le coût d'utilisation (estimé ou réel) sera ajouté au montant pour ce véhicule de location dans la page de Dépenses en tenant compte du tarif d'utilisation inscrit dans la section réservation.
ASTUCE:
Pour obtenir un montant le plus fidèle possible si vous avez une certaine utilisation incluse dans la location, vous devez soustraire de votre estimation ou utilisation réelle du véhicule, la valeur de l'utilisation incluse.
Par exemple, si la location du véhicule inclut 50 kilomètres par jour sans frais supplémentaires et que vous estimez que vous allez parcourir 1000 km sur 8 jours de location.
8 jours de location x 50 kilomètres inclus = 400 kilomètres sans frais d'utilisation
Vous devez inscrire 600 kilomètres pour l'estimation d'utilisation puisque c'est cette utilisation (1000 km moins 400 km inclus) qui pourrait vous être facturé en utilisation.
Utilisation estimé
Si vous sélectionnez l'utilisation estimé, vous pouvez entrer une valeur et sélectionner kilomètres ou miles
Utilisation réelle
Si vous sélectionnez l'utilisation réelle, vous pouvez entrer la valeur de l'odomètre au départ. Au retour du véhicule, vous pourrez entrer la valeur de l'odomètre au retour. L'utilisation totale sera calculée.
Calcul dans la page de Dépenses
Que vous ayez sélectionné utilisation estimée ou utilisation réelle, dans la page de dépenses vous aurez le coût total de votre location de véhicule en incluant le calcul du coût de l'utilisation en tenant compte du tarif d'utilisation que vous aurez entré dans la section réservation.
Sauvegarde de la section utilisation
Au bas de cette section, vous avez 3 options de sauvegarde:
- Annuler et revenir à la section précédente
- Sauvegarder et revenir pour compléter les autres sections plus tard
- Sauvegarder et continuer vers la prochaine section
La section notes et documents
Comme un peu partout dans les formulaires Planning Motion, vous avez la possibilité d'ajouter des notes ou commentaires dont vous pourriez avoir besoin lors de la préparation de votre voyage ou pendant votre voyage.
Sauvegarde de la section notes et documents
Au bas de cette section, vous avez 3 options de sauvegarde:
- Annuler et revenir à la section précédente
- Sauvegarder et revenir pour compléter les autres sections plus tard
- Sauvegarder et continuer vers la prochaine section
La section statut du planning
Le statut de planning est utile pour garder le fil de la préparation de votre voyage. Dans la page Planning vous retrouverez tous vos éléments de voyage classé par statut de planning. Vous pouvez en apprendre plus sur les statuts de planning en consultant cet article sur la page Planning.
Vous devez sélectionner un des 5 statuts de planning:
- En préparation
- À réserver
- Réservé
- À modifier
- Aucune réservation
- À annuler
Sauvegarde de la section statut du Planning
Au bas de cette section, vous avez 2 options de sauvegarde:
- Annuler et revenir à la section précédente
- Sauvegarder et terminer la création de votre location de véhicule
Modification et sauvegarde d'une location de véhicule
Vous pouvez modifier ou ajouter des informations en retournant dans la location de véhicule que vous avez créé. Toute information que vous allez entrer sera sauvegardée automatiquement lorsque vous allez quitter le formulaire.
Toutefois vous avez la possibilité d'annuler les changements que vous venez de faire avant de quitter le formulaire. Il faut cliquer sur le bouton annuler les changements si vous désirez annuler les changements que vous venez de faire.
Vous pouvez aussi utiliser le bouton
pour Sauvegarder vos changements.
Transférer, envoyer, partager, copier dans le calepin, dupliquer ou supprimer une location de véhicule
Transférer une location de véhicule dans un autre voyage.
Avec le menu déroulant, vous pouvez transférer une location de véhicule dans un autre voyage de votre compte Planning Motion. Vous pouvez en apprendre plus en consultant cet article sur la façon de transférer une location de véhicule d'un voyage à un autre.
Envoyer une location de véhicule un autre utilisateur de Planning Motion
En cliquant sur le bouton
puis sur Envoyer, vous pourrez envoyer cette location de véhicule à un autre utilisateur de Planning Motion. Vous pouvez en apprendre plus en consultant l'article qui explique comment on peut envoyer un voyage ou un élément de voyage à un autre utilisateur de Planning Motion.
Partager une location de véhicule sur un site web ou les réseaux sociaux
En cliquant sur le bouton
puis sur Partager, vous pourrez partager cette location de véhicule. Vous pouvez en apprendre plus en consultant l'article qui explique comment on peut partager un voyage ou un élément de voyage.
Copier dans le Calepin
En cliquant sur le bouton
puis sur Copier dans le calepin vous pourrez copier cette location de véhicule dans le Calepin. Vous pouvez en apprendre plus en consultant l'article qui porte spécifiquement sur la location de véhicule dans le Calepin.
Dupliquer une location de véhicule
En cliquant sur le bouton
puis sur Dupliquer vous pourrez créer une copie de cette location de véhicule.
Supprimer une location de véhicule
En cliquant sur le bouton
puis sur Supprimer vous pourrez supprimer cette location de véhicule. Cette action est irréversible